Dicas simples de organização e otimização do tempo

Uma das minhas maiores reclamações com relação ao ano que passou é que eu passei muito tempo ociosa, sem criar, trabalhar ou realizar. Sabe aquele dia em que você chega ao final dele e para para pensar “caramba, o que é que eu fiz de relevante hoje?”. Foram muitos dias assim. Principalmente porque, agora eu percebo, eu nunca me organizava direito e parava para pensar nas coisas que eu precisava efetivamente fazer naquele dia em questão.

De verdade, essa coisa de organização é bem mais complexa do que parece. É algo que você precisa adotar como modelo de vida e levar a sério todos os dias. Criar planos, traçar metas, montar lista de tarefas, saber quando, como e onde você quer chegar e o que precisa fazer para alcançar os seus objetivos. Empurrar com a barriga e ver “no que dá” geralmente não funciona.

E foi pensando nesse 2014 que acabou de chegar e na minha resolução de realmente fazer diferente é que eu passei as últimas semanas lendo e relendo, de trás para frente e de frente para trás, do começo ao fim, o blog da Thais. Sem dúvida nenhuma é o blog de organização mais completo que existe e eu sempre saio de lá cheia de expectativas, ideias, metas e planos.

Desta vez, decidi fazer uma listinha aqui no blog com tudo o que eu aprendi e descobri e que quero implementar na minha rotina diária para focar e otimizar o meu tempo. São dicas simples de organização que qualquer pessoa pode incluir na rotina e que, depois de alguns dias fazendo, eu percebo que surte resultado, sim. De qualquer forma, quando se trata de organização, eu aprendi, você precisa encontrar o que funciona melhor para você. Ainda estou adaptando os métodos e vendo o que realmente funciona por aqui, e você vai precisar de um tempo para fazer isso também. Mas são dicas muitos úteis e eu tenho certeza que vão me ajudar e a vocês também a fazer de 2014 um ano mais produtivo!

1. Tenha uma agenda para anotar compromissos

Não para anotar tarefas, mas compromissos mesmo. Com dia, hora e local marcado. Pode ser uma agendinha de papel ou a do próprio celular. O importante é que você tenha um lugar para agendar seus compromissos e controlar seus horários. Eu comprei uma dessas agendas pequenininhas que cabem em qualquer bolsa. Funciono melhor com a agenda de papel do que com a virtual.

2. Descubra o seu período de maior produtividade

A Thais dá uma dica bem bacana: definir o nosso período de maior produtividade. Eu, por exemplo, funciono melhor de manhã. A ideia é que você use o seu período de maior produtividade para realizar as tarefas mais complicadas, deixando para depois as tarefas que não demandam tanta atenção e que você pode realizar mesmo quando bate aquele soninho de tarde.

3. Crie uma lista de tarefas

A ideia é simples: no dia anterior, faça uma lista de tudo o que você precisa fazer. O trabalho da faculdade, compras no mercado, algum projeto que você precisa iniciar no trabalho, um e-mail que você precisa escrever, enfim, fazer uma lista ajuda você a organizar as coisas e definir mais ou menos como será o seu dia. Para mim essa ideia está funcionando ainda mais do que o esperado: eu fico elétrica por riscar as coisas da listinha e por isso acabo focando no que eu preciso fazer naquele momento para ir logo para o item seguinte. Geralmente consigo riscar toda a lista em um tempo ainda mais curto do que eu havia determinado.

4. Faça pausas

Já ouviram falar da técnica Pomodoro? Basicamente, consiste em dividir o tempo em períodos de 25 minutos, chamados de “pomodoro”. A cada 25 minutos, devemos fazer uma pausa curta de 5 minutos e, a cada 4 ciclos “pomodoros”, fazemos uma pausa maior de 15 minutos. A ideia aqui é focar no trabalho que está sendo feito e evitar distrações, ou seja, quando estiver realizando a sua tarefa, deve se concentrar exclusivamente nela por 25 minutos. A técnica é muito boa e ajuda você a ter disciplina, mas vou confessar que não está funcionando muito bem para mim. Fico angustiada de ter que parar a cada 25 minutos para fazer uma pausa. Por isso decidi que vou aumentar um pouquinho os “pomodoros”. Por exemplo: fazer ciclos de 50 minutos e parar por 10 minutos depois. De qualquer forma, se você quiser saber mais sobre a técnica, leia o post da Thais.

5. A regra dos 2 minutos

Não postergue. Sabe aquele costume horrível de deixar tudo para depois? Eu sou muito de fazer isso. Receber tarefas e adiá-las o quanto eu puder. Mas a dica aqui é que, se você receber uma tarefa que pode ser executada em 2 minutos, faça-a naquele momento, mesmo que não seja uma tarefa importante. Você levará menos tempo realizando-a do que anotando-a para fazer depois. Essa dica está funcionando bastante para mim com a questão dos e-mails. Eu abro a caixa de entrada pelo menos 3 vezes por dia e, quando percebo que um e-mail pode ser respondido rapidamente, faço-o logo e não deixo para depois, como eu geralmente fazia. Na verdade, mais que isso: muitas vezes eu lia e arquivava mentalmente como “responder depois” e acabava esquecendo dele! (rs) Que feio!

Como vocês viram, as dicas são bem simples e bem fáceis de acrescentar na rotina! Para quem quiser aprender mais sobre organização, fica a dica: leiam o Vida Organizada! Você vai encontrar por lá várias dicas bacanas com relação à casa, família, trabalho, técnicas legais de organização e otimização do tempo e muito mais!

Fonte:http://www.casinhaarrumada.com/2014/01/dicas-simples-de-organizacao-e-otimizacao-do-tempo.html